Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków, indywidualnych spraw

Podstawa prawna:

Art. 36-38 Kodeksu postępowania administracyjnego, art. 221-259 (tekst jednolity Dz. U.  z 2025 roku, poz. 1691 z późniejszymi zmianami).

I. WYMAGANE DOKUMENTY:

Wniosek, skarga, względnie protokół sporządzony na miejscu.
Do wglądu:
dowód osobisty lub inny dowód tożsamości,
dokumenty w sprawie.
II. OPŁATY:

Nie pobiera się.   

III. TERMIN ODPOWIEDZI:

30 dni; do 2 miesięcy w sprawach szczególnie skomplikowanych.  

IV. JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA:

Komórki organizacyjne Urzędu Miejskiego.

V. TRYB ODWOŁAWCZY:

Nie dotyczy.

VI. UWAGI:

Obowiązek rejestrowania skarg i wniosków, które wpłynęły do Urzędu Miejskiego w rejestrze prowadzonym przez  Referat Obsługi Prezydenta w Wydziale Kancelarii Prezydenta Miasta.

W załączeniu: Zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw -  załącznik nr 3 do Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego.

VII. OBOWIĄZEK  INFORMACYJNY:

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) informuję, iż:

1. Administratorem Danych jest Prezydent Miasta Ostrowa Wielkopolskiego, 63-400 Ostrów Wielkopolski, al. Powstańców Wielkopolskich 18, tel.: (62) 58-22-400, fax.: (62) 736-64-07, e-mail: um@umostrow.pl, 

2. Administrator Danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować: - listownie przesyłając korespondencję na adres: Inspektor Ochrony Danych, 
al. Powstańców Wielkopolskich 18, 63-400 Ostrów Wielkopolski; 

- telefonicznie pod numerem 62-58-22-102; 

- pisząc e-mail na adres: iod@umostrow.pl. 

3. Dane osobowe będą gromadzone i przetwarzane w celu rozpatrzenia kierowanej do Urzędu Miejskiego w Ostrowie Wielkopolskim sprawy, wniosku lub skargi oraz udzielenia stosownej odpowiedzi. Podstawą prawną przetwarzania danych jest Kodeks postępowania, na podstawie: 

- art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze : 

- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego,
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.

Następnie Państwa dane będą przechowywane w celu wypełnienia obowiązku archiwizacji dokumentów.

4. Dane osobowe będą usuwane w terminach wskazanych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych lub innych przepisach prawa, regulujących czas przetwarzania danych, którym podlega Administrator Danych.

5. Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, świadczącym usługi pocztowe, obsługującym korespondencję poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą oraz e-Doręczenia oraz podmiotom świadczącym usługi serwisowe oraz asystę techniczną dla użytkowanych w Urzędzie systemów informatycznych.    

6. Podanie danych osobowych wynika z przepisów prawa i jest niezbędne do realizacji celu, o którym mowa w pkt. 3. Konsekwencją niepodania danych będzie pozostawienie skargi/wniosku bez rozpoznania lub niedoręczenie korespondencji.

7. Osoba, której dane są przetwarzane, w granicach określonych Rozporządzeniem, ma prawo do:

- żądania od Administratora Danych dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,

- sprostowania (poprawiania) swoich danych jeśli są błędne lub nieaktualne,

- ograniczenia przetwarzania danych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa, 

- wniesienia skargi do organu nadzorczego –Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych. 

8. Dane osobowe dotyczące korespondencji nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.